اشتراک گذاری در facebook
اشتراک گذاری در twitter
اشتراک گذاری در linkedin
اشتراک گذاری در facebook
اشتراک گذاری در twitter
اشتراک گذاری در linkedin

گزارش سیستم سازی

عدم بازاریابی حرفه ای ریشه بسیاری از مسائل کسب و کار شماست،‌ شاید شما مسئله اصلی تان را کمبود نقدینگی بدانید،‌ اما این کمبود ناشی از فروش کم است و فروش کم ناشی از بازاریابی نادرست.

سازمان شما در نبود شما

مساله: فرد جایگزین مدیریت را در دست می گیرد و تا حدی کارها درست پیش می رود

ریشه یابی

با وجود امکان مدیریت توسط فرد جایگزین این سیستم نیست که افراد رو مدیریت میکنه بلکه مدیر یا سرپرسته که به محض غافل شدن از سو استفاده میکنن

پیامد

راهکار

به مجموعه فعالیت هایی که کسب و کار شما را به یک سیستم تبدیل می کنه سیستم سازی میگن. یک کسب و کار سیستماتیک نیاز به تصمیم گیری آنی نداره چون تصمیم ها از قبل گرفته شدن، نیازی به حضور مدیر بالای سر افراد نیست چرا که افراد با شاخص ها کنترل میشن.

محصولات مرتبط

سیستم سازی شامل سه بعد افراد، اسناد، و فرایندها میشه. ابتدا فرایند انجام شدن کارها مشخص میشه و بعد جریان اسناد و افراد در اونها برنامه ریزی میشه. این کار یه فعالیت همیشگیه که توسط فردی بنام مسئول سیستم ها و روشها در سازمان انجام می گیره.

محصولات مرتبط

مساله:بدون حضور من و فرد جایگزین کارها درست پیش می روند

تبریک !!!

در مجموعه شما سیستم مدیریت میکنه نه شما یا افراد دیگه، این باعث میشه مجموعه به شما وابسته نباشه، به افراد اجازه اشتباه نده و کلی مزایای دیگه

راهکار

بهترین برندهای دنیا هم اگر دائما در حال رشد و بهبود نباشن، از گردونه رقابت خارج میشن. اگر حالا خوب هستین به دلیل تلاش گذشته تون هست. مسلما برای خوب بودن در آینده باید از الان شروع کنین. پس دست از بهتر شدن برندارین حتی اگر حالا وضعیت خوبی دارین.

محصولات مرتبط

از چه نرم افزارهایی استفاده نمی کنید ؟

ریشه یابی

حتی اگه به شکل کاغذی حسابداریتون رو انجا بدین به دلیل اینکه اشتباهات رو به شما نشون نمیده و امکان گزارش گرفتن نداره درگیر همین مشکلات هستین

پیامد

راهکار

بخش مهمی از تصمیم های یک مدیر بر مبنای اطلاعات مالی کسب و کارش انجام میگیره. این که بخره یا بفروشه یا چک بده یا نده. اما اگر اطلاعات مالی به سرعت و دقت در دسترس نباشن، چگونه میتونه برای این موضوعات تصمیم درستی بگیره؟!

نرم افزار حسابداری به مدیر کمک می کنه که در لحظه با یه کلیک از وضعیت مالی کسب و کارش باخبر بشه، چیزی که با حسابداری کاغذی ممکن نیست. یادتون باشه مهم ترین کار شما انتخاب نرم افزار درست و شروع حسابداری با اونه.

محصولات مرتبط

در انتخاب نرم افزار حسابداری، نکات زیر رو در نظر داشته باشین:

  1. شاید هزینه نرم افزار مهم ترین دلیل برای انتخاب نرم افزار باشه، اما بدونین که هزینه هایی که نرم افزار های ضعیف به شما متحمل می کنن، قابل مقایسه با هزینه نرم افزار خوب حسابداری نیست.
  2. قبل از خرید نرم افزار با چند نفر از همکاران و هم صنفان خودتون مشورت کنین و نقاط قوت و ضعف نرم افزارهاشون رو بپرسین.
  3. مراقب باشین نرم افزاری که انتخاب می کنین، در منطقه و شهر شما باشه، چرا که حسابدارها یا مشاوران ما به همه نرم افزارها تسلط ندارن.
محصولات مرتبط

اتوماسیون،...

ریشه یابی

همونطور که نرم افزار حسابداری اطلاعات مالی شما رو مدیریت میکنه مابقی نرم افزار های دیگه اطلاعات دیگه ای مثل مشتریان، تولید، فرآیندها و .. رو مدیریت میکنن. همینطور که اگه حسابداری نباشه کسب و کارتون به مشکل میخوره نبودن نرم افزار های دیگه یکی از دلایل اصلی مشکلات سازمان شماست

پیامد

راهکار

بخش مهمی از تصمیم های یک مدیر بر مبنای اطلاعات مالی کسب و کارش انجام میگیره. این که بخره یا بفروشه یا چک بده یا نده. اما اگر اطلاعات مالی به سرعت و دقت در دسترس نباشن، چگونه میتونه برای این موضوعات تصمیم درستی بگیره؟!

نرم افزار حسابداری به مدیر کمک می کنه که در لحظه با یه کلیک از وضعیت مالی کسب و کارش باخبر بشه، چیزی که با حسابداری کاغذی ممکن نیست. یادتون باشه مهم ترین کار شما انتخاب نرم افزار درست و شروع حسابداری با اونه.

محصولات مرتبط

در انتخاب نرم افزار حسابداری، نکات زیر رو در نظر داشته باشین:

  1. شاید هزینه نرم افزار مهم ترین دلیل برای انتخاب نرم افزار باشه، اما بدونین که هزینه هایی که نرم افزار های ضعیف به شما متحمل می کنن، قابل مقایسه با هزینه نرم افزار خوب حسابداری نیست.
  2. قبل از خرید نرم افزار با چند نفر از همکاران و هم صنفان خودتون مشورت کنین و نقاط قوت و ضعف نرم افزارهاشون رو بپرسین.
  3. مراقب باشین نرم افزاری که انتخاب می کنین، در منطقه و شهر شما باشه، چرا که حسابدارها یا مشاوران ما به همه نرم افزارها تسلط ندارن.
محصولات مرتبط

برای انجام کارها

مساله :افراد نمی دانند چه کاری را باید انجام دهند

ریشه یابی

در مجموعه شما شرح وظایف افراد مشخص نیست

راهکار

شفاف کنین که دقیقا از افراد سازمانتون چه انتظاری دارین، به این شرح وظایف میگن. حال اگر این رو نمیدونین با یک جستجوی ساده میتونین شرح وظایف اون سمت رو پیدا کنین و اون رو برای کسب و کارتون سفارشی کنین. شرح شغل شامل وظایف اصلی، وظایف فرعی، گزارشها، آموزش ها، قوانین و مقررات اون عنوان شغلی میشه.

محصولات مرتبط

مساله :هر دفعه شکل انجام دادن کار متفاوت است

ریشه یابی

فرآیند انجام شدن کارها مشخص نیست برای همین کارها هر دفعه متفاوت انجام میشن

پیامد

راهکار

یک بار اعتبار مشتری بررسی میشه، مدیرفروش تایید میکنه و بعد بار ارسال میشه، دفعه بعدی بدون استعلام، مدیرفروش تایید میکنه و ارسال میشه و بار دیگه بدون استعلام و تایید مدیر فروش این اتفاق میوفته، این به دلیل عدم شفافیت فرایند ارسال سفارش مشتریه. اگر این فرایند شفاف بشه و کنترل اجرای آن صورت بگیره به ازای همه مشتریان این فرایند دقیق اجرا میشه.

محصولات مرتبط

بعد از تدوین فرآیندها باید دائما اونها را بهبود داد، چرا که با تغییر افراد یا شرایط ممکنه اون فرآیند دیگر معنادار نباشه و نیاز به بهبود داشته باشه. مثلا قبل از ارسال سفارش مشتری باید استعلام بانکی گرفته بشه، اعتبار مشتری تایید بشه، مسلما این کار با وجود نقدی شدن بازار بی دلیله و باید این موضوع در فرآیند اصلاح بشه.

محصولات مرتبط

مساله :گزارش خاصی برای انجام شدن یا نشدن آنها به دستم نمی رسد

ریشه یابی

شاخصهای کلیدی برای ارزیابی افراد مشخص نشدن و معیاری برای گزارش گیری افراد ندارین

پیامد

راهکار

برای سنجش عملکرد افراد در سازمان باید فعالیت اون ها رو به اعداد قابل اندازه گیری تبدیل کنین و دائما داشبورد اونها رو رصد کنین. همون طور که یه فوتبالیست جدای از تعداد گل هایی که زده با اعدادی مثل تعداد خطا، پاس یا لو رفتن توپ ارزیابی میشه، یک فروشنده رو هم میتونین با شاخص هایی مثل تعداد ورودی جدید، تعداد جلسات، تعداد مشتریای جدید، میزان فروش نقدی و اقساط و … ارزیابی کنین.

محصولات مرتبط

همین طور که شما برای داشتن وضعیت ماشینتون به صفحه کیلومتر یا داشبورد نگاه می کنین تا بدونین چه تصمیمی باید بگیرین( کی بنزین بزنین، سرعتتون رو کم کنین یا ماشین رو برای سرویس دوره ای ببرین و…) باید اطلاعاتی از کسب و کارتون دائما جلو چشمتون باشه تا بدونین کی باید به دنبال وام باشین، کی باید تولیدتون رو افزایش بدین یا کی باید جلو فروش اعتباری به یه مشتری را ببندین. اگر این اطلاعات دائما جلوی چشم شما نباشه زمانی متوجه میشن که دیگه دیر شده .

محصولات مرتبط

مساله : قانونی برای اشتباهات و خطاها نیست.

ریشه یابی

قوانین یا مشخص نیستند و یا اینکه زبانی اند و برای همین افراد اونها رو فراموش میکنن و یا اونها رو جدی نمیگیرن.

پیامد

راهکار

آیین نامه هر کسب و کاری ریشه در ارزشهاش داره. پس بدون شفاف کردن ارزشها آیین نامه ها خیلی پایدار نخواهند موند. مثلا اگر یکی از ارزشهای کلیدی شرکت شما سریع بودن باشه، شما باید برای رسیدن به این ارزش قوانینی خلق کنین. آیین نامه ها در کسب و کارهای کوچک و متوسط باید به تفکیک برای ارتباط با مشتری، ارتباط با همکاران، ارائه خدمت، اموال، پوشش، ورود و خروج و … و تا جای ممکن مفید و مختصر طراحی بشن. مسلما بدون شفاف سازی قوانین و آیین ها نمیتونین انتظاری بر اجرای اون داشته باشین یا افراد رو به دلیل عدم اجرا جریمه کنین!

مساله : صرفا مشغول کار هستند ولی نتیجه ای ندارند.

ریشه یابی

شما به جای نتیجه و فرآیند انجام کارها صرفا به انجام شدن وظیفه ها حساس هستید و این باعث میشه کارها انجام بشن اما نه لزوما درست و حتی ممکنه به هیچ نتیجه ای هم منجر نشن

پیامد

راهکار

اگر کسی مشغول به کارش باشه، لزوما اون کار رو درست انجام نمیده و لزوما به نتیجه مطلوب هم نمیرسه. پس نباید معیار کنترل افراد انجام دادن وظیفه ای باشه که به اون ها محول شده، بلکه فرآیند یا چگونگی انجام اون کار و نتیجه را باید معیار اصلی بدونید. یک فروشنده تلفنی که در تمام روز گوشی را زمین نمیذاره لزوما فروشنده خوبی نیست، چرا که ممکنه نوع مذاکره (فرآیند و میزان فروش) نتیجه مطلوبی نداشته باشه.

محصولات مرتبط

مساله : بی نظمی و تداخل و دوباره کاری زیاد است

ریشه یابی

مشخص شدن قوانین، فرآیندها و شرح وظایف مهمه و مهم تر از اون اهرمی برای اجرای درست اونهاست که در مجموعه شما این بخش نیاز به بهبود داره

پیامد

راهکار

سیستم سازی شامل سه بعد افراد، اسناد، و فرایندها میشه. ابتدا فرایند انجام شدن کارها مشخص میشه و بعد جریان اسناد و افراد در اونها برنامه ریزی میشه. این کار یه فعالیت همیشگیه که توسط فردی بنام مسئول سیستم ها و روشها در سازمان انجام می گیره.

محصولات مرتبط

مساله : افراد به جز از من، از کسی حرف شنوی ندارند

ریشه یابی

زمانیکه سلسسه مراتب یا چارت سازمانی وجود نداشته باشه همه چیز به شما ختم میشه و این یعنی سر شما خیلی شلوغ میشه و زمان برای کارهای مهم تر باقی نمیمونه

پیامد

راهکار

اجازه تصمیم گیری ها رو به افرادتون واگذار کنین. حتی اگر نمی خواین کامل این کار رو بکنین، در بازه ای که ریسک کمتری داره تفویض کنین. مثلا اجازه پرداخت زیر 500 هزار تومن بدون هماهنگی رو به حسابدارتون بدین تا به ازای هر فاکتور وقت شما گرفته نشه.

همه افراد نباید از مدیر دستور بگیرن چرا که مشغله های مدیر کارهای مهم تره و زمانی برای این کارها نمیذارن. پس باید با ایجاد لایه های میانی در ساختار سازمانی، افراد لایق رو به عنوان سرپرست انتخاب کرده و اونها رو مدیریت کنین. در ساختار سازمانی مرزبندی واحدهای سازمان شفاف میشه و هر کسی جای خودش رو در میان افراد دیگه میدونه.

مقالات مرتبط
محصولات مرتبط

کپی رایت © 2021، اقیانوس آبی.
تمامی حقوق محفوظ است.